Wat te doen met defecte Looker Studio dashboards?

Geüpdatet in maart, 2023

Wat is er gebeurd?

Op 10 november zijn de release notes voor Looker Studio bijgewerkt. In deze notes werd melding gemaakt van een quotum dat met onmiddellijke ingang werd ingevoerd op visualisaties in Looker Studio (voorheen Data Studio) die gebruik maken van de GA4 connector. Snel na deze aankondiging zagen wij dat de Looker Studio dashboards van vele klanten hun functionaliteit hadden verloren.

Google heeft tegelijkertijd twee quota ingevoerd: 1) hoe vaak dashboardgebruikers tegelijkertijd de Google Analytics Data API kunnen aanvragen en 2) hoeveel gegevens je per uur en per dag uit jouw Google Analytics 4 property kunt opvragen.

Wat houdt dit in de praktijk in? Neem als voorbeeld een Looker Studio dashboard met één pagina waar zes grafieken op zijn geplaatst. Dit dashboard wordt gelijktijdig door twee collega’s gebruikt. Bij het laden van het dashboard zullen er 6 ‘requests’ naar de GA4 connector verstuurd worden (één request per grafiek). Dit aantal vermenigvuldig je met het aantal personen dat tegelijkertijd het dashboard bekijkt. In dit voorbeeld kom je dan uit op een totaal van twaalf requests wat twee meer is dan het door Google opgelegde quotum van tien requests. Als resultaat krijgen beide personen dan ook een foutmelding ‘Exhausted concurrent requests quota’ te zien.

Naast bovenstaand scenario moet je ook rekening houden met het aantal tokens dat verbruikt wordt bij het laden en wijzigen van een visualisatie. Het sorteren van tabellen, aanzetten van filters en het aanpassen van de datum zijn voorbeelden van acties die tokens kosten. Wanneer er meer tokens verbruikt worden dan toegestaan door Google, worden de grafieken niet meer geladen en krijgen gebruikers een foutmelding te zien.

Op woensdag 10 mei zijn veel van de GA4 Reporting API token limieten versoepeld. In de praktijk zal dit betekenen dat kleine en middelgrote bedrijven met standaard eigenschappen weer functionaliteit kunnen krijgen over sommige dashboards. Zeer grote dashboards die gelijktijdig door meerdere collega's worden gebruikt zullen waarschijnlijk fouten blijven vertonen.

In deze tabel zijn de door Google opgelegde quota terug te vinden per 10 mei:

Enkele weken na de aankondiging van de quota heeft Google een monitor voor tokengebruik opgenomen in Looker Studio. Deze functionaliteit is toegankelijk in de bewerkingsmodus.

Bij het openen van het paneel krijg je inzicht in het tokenverbruik op rapport- en componentniveau. Houd er rekening mee dat dit overzicht alleen core tokens verbruik weergeeft en dat het geen informatie geeft over de gelijktijdige verzoeken die de API ontvangt. Dit paneel geeft je een duidelijk beeld of het gebruik van de GA4-connector binnen de realiteit van de quota's nog haalbaar is.

Door te kijken naar de informatie over 'Resterende tokens' kun je bepalen of de behoefte aan inzichten van je teamleden het door de API ingestelde quotum overschrijdt. De 'Top charts by token usage' geven je een idee van hoe resource-intensief jouw dashboard is.

Je kunt het aantal verbruikte tokens per grafiek verminderen door het aantal rijen en kolommen te verminderen, eenvoudige filters te gebruiken of te rapporteren over een korter datumbereik. Natuurlijk kom je op een punt waar het verminderen van de rapportageomvang het doel van het dashboard ondermijnt. Voor deze situaties is het de moeite waard om onze aanbevelingen voor alternatieven verderop in dit bericht te lezen.

Wie heeft hier last van?

Voordat we hier dieper op ingaan, is het belangrijk te verduidelijken dat quota alleen van toepassing zijn wanneer je gebruik maakt van de GA4 connector. De oude Universal Analytics (GA3) connector is niet getroffen door deze wijziging. Dit betekent echter niet dat je achterover kunt leunen wanneer je nog gebruikt maakt van de Universal Analytics connector. Tenslotte is Universal Analytics een end-of-life product en wordt de gegevensverzameling voor standaard properties op 1 juli 2023 stopgezet (degenen die Analytics 360 properties gebruiken kunnen profiteren van de verlengde grace period en hebben een jaar extra). Je hebt nu gelukkig nog wél tijd om na te denken over oplossingen.

Wie gebruik maakt van de gratis versie van Google Analytics 4, wordt het zwaarst getroffen. Zelfs eenvoudige dashboards die slechts door een paar personen gebruikt worden, kunnen onbruikbaar worden. Zit je dan wel safe met een GA360 licentie? Je hebt dan namelijk tien keer meer tokens en vijf keer meer requests ter beschikking. Ons antwoord is geen duidelijk ja of nee.

Herken je jouw organisatie in onderstaand voorbeeld? Zo ja, dan zal de standaard GA360 licentie geen uitkomst bieden.

Wordt er binnen jouw organisatie:

• Gemiddeld vijf keer per uur gebruik gemaakt van Looker Studio dashboards
• Met dashboards die minimaal drie pagina’s bevatten
• En gemiddeld tien grafieken per pagina hebben
• Waarbij er ongeveer vijf keer per dashboard gebruik een filter of datum wordt aangepast

Wanneer we stellen dat een gemiddelde data request twintig tokens verbruikt, kom je in dit scenario al snel uit op een verbruik van vijftienduizend tokens per uur. Veel meer dan het door Google opgelegde quotum voor GA360 gebruikers.

Update: met de updates van 10 mei van de GA4 Reporting API limits, zou het dashboard in het bovenstaande scenario zijn functionaliteit kunnen behouden. Waar je nog steeds op moet letten, is de limiet voor gelijktijdige aanvragen, die problematisch kan zijn als de dashboardpagina meer dan 10 afbeeldingen bevat.

Kort samengevat: de grote meerderheid van Looker Studio gebruikers zullen - ongeacht hun klantstatus - hinder ondervinden van de quota. De ‘sweet spot’ ligt bij kleine en middelgrote organisaties die gebruik maken van GA360. Zij zullen niet snel hinder ondervinden van de nieuwe quota.

Behoort jouw organisatie bij de groep die getroffen is? Neem dan zeker de tijd om na te denken over alternatieven die niet enkel ervoor zorgen dat je de huidige dashboarding capaciteiten weer terugkrijgt, maar die je ook de mogelijkheid bieden om nog betere dashboards te bouwen.

Welke alternatieve oplossingen zijn er?

We hebben de alternatieven gesplitst in korte, middel en lange termijn oplossingen.

Kortetermijnoplossingen (binnen 4-8 weken)

Maak gebruik van GA4 Explorations

Een van de grote pluspunten van Google Analytics 4 is de Explore module die voor alle gebruikers beschikbaar is. Met deze functionaliteit kunnen tabellen, grafieken en funnels worden gebouwd. Wat functionaliteit betreft komen Explorations niet in de buurt van Looker Studio, maar als noodoplossing kunnen ze in bepaalde gevallen uitstekend werken.

De grootste beperkingen bij Explorations zijn dat er maximaal naar 90 dagen aan data gekeken kan worden en dat rapporten enkel bewerkt kunnen worden door hun eigenaar.

Sheets add-on for Google Analytics / Supermetrics

De Google sheets add-on is gratis te gebruiken en stelt je in staat om je data via de Google Analytics API naar Sheets te halen. Je kunt een query instellen om dagelijks te runnen. Hierdoor vermijd je wellicht de data sampling en quota beperkingen die Google oplegt. Je kunt d sheet die de Google Analytics output bevat, vervolgens gebruiken als databron voor je Looker Studio dashboard. In dit scenario zal de Looker Studio GA4-connector niet nodig zijn en loop je dus niet tegen de quota beperkingen aan.

Op de lange termijn ontstaan er duurzaamheidsproblemen met deze oplossing, omdat spreadsheets onhandig kunnen worden wanneer ze grote hoeveelheden gegevens bevatten.

Lean Looker Studio dashboards maken met de GA4 Reporting API (tegen mei 2023)
De nieuw opgelegde limieten maken veel meer functionaliteit mogelijk voor dashboarders die de Reporting API gebruiken. Dashboards met een beperkte hoeveelheid visuals en een bescheiden aantal gebruikers zouden nu weer betrouwbaar moeten werken. Controleer het tokengebruik om er zeker van te zijn dat je dashboard de nieuw opgelegde limieten niet overschrijdt.

Middellange-termijnoplossingen (komende 8 - 52 weken)

Google BigQuery operationeel krijgen

BigQuery is de datawarehouse-oplossing van Google die (onder andere) is ontworpen om de onbewerkte gegevens van je GA4-property op te slaan. De sky is the limit wanneer GA360 wordt gecombineerd met BigQuery. Als je de gratis versie van Google Analytics 4 gebruikt, is het aantal events dat je dagelijks naar BigQuery kunt verzenden beperkt tot één miljoen. Zowel gratis als zakelijke gebruikers van Google Analytics 4 kunnen profiteren van een onbeperkte hoeveelheid gegevensopslag en ongelimiteerd queries uitvoeren. Het instellen van de BigQuery-integratie voor Google Analytics 4 is zeer eenvoudig en kan rechtstreeks vanuit het GA4-admin paneel worden gedaan.

Waarom gebruikt dan niet iedereen al Google BigQuery voor zijn Google Analytics 4-properties? Ten eerste omdat BigQuery niet gratis is. Google zal gebruikers kosten in rekening brengen voor hun gegevensopslag en het uitvoeren van queries. Een andere drempel is dat je, om iets uit BigQuery te halen, SQL-commands moet kunnen schrijven. Het is aannemelijk dat bedrijven de interne capaciteit missen om deze taak uit te voeren. Wij hebben de capaciteit en de expertise om je bedrijf hierbij te helpen.

Laat je niet afschrikken door de kosten die verbonden zijn aan het gebruik van BigQuery. Bij het zorgvuldig instellen van je databron tabellen kun je grote dashboards bouwen die veel sneller laden dan de standaard Looker Studio connector tegen een redelijke kostprijs. Ga niet ondoordacht te werk bij het opzetten van je BigQuery tabellen. Fouten in de configuratie kunnen namelijk resulteren in torenhoge rekeningen!

Een laatste gedachte over Google BigQuery is dat, eenmaal ingesteld, het je losmaakt van de verplichting om Looker Studio te gebruiken. Een BigQuery-brontabel kan net zo makkelijk worden aangesloten op een Microsoft Power BI-dashboard (of een andere geschikte BI-tool).

Weet je niet zeker hoe je moet beginnen met Google BigQuery? We denken graag met je mee om de best mogelijke instelling te kiezen.

Langetermijnoplossingen (> 1 jaar)

Nu de impact van de recente wijzigingen begint door te dringen, wordt het duidelijk dat de groep Google Analytics 4-gebruikers die hun behoeften vervuld zien met de gratis versie snel kleiner wordt. Op lange termijn blijven er dan twee belangrijke opties over:

Een GA360-licentie kopen

Als je vastbesloten bent om in de Google-stack te blijven, heeft upgraden naar GA360 om meer Looker Studio-tokens te verwerven weinig zin. Meer waarschijnlijk ga je upgraden vanwege de door Google opgelegde quota op Bigquery-streaming (een miljoen gebeurtenissen/dag). Op een website met veel verkeer en veel ingestelde events kan deze limiet snel problematisch blijken. In zo'n geval kun je niet anders dan upgraden naar GA360.

De prijzen voor GA360 zijn tegenwoordig niet meer gebaseerd op een vast tarief, maar zijn afhankelijk van het volume van je datacollectie. Volgens Google moet je rekening houden met zo’n 50.000 dollar per jaar voor het verzamelen van ongeveer 25 miljoen events per maand.

In ruil voor de licentiekosten krijg je meer tokens om te gebruiken in Looker Studio en toegang tot GA4-verkenningen zonder steekproef.

Alternatieven overwegen voor Google Analytics

Google Analytics is al vele jaren marktleider in de Web Analytics industrie. Er zijn echter concurrenten die ook voor jouw organisatie van grote waarde kunnen zijn. Een van de belangrijkste voordelen van Google ten opzichte van concurrenten was dat ze een geweldig product gratis aanboden dat veel solide plug-and-play toepassingen had. Met GA4 wordt duidelijk dat gratis gebruikers minder extraatjes en meer gedoe op hun pad krijgen.

Wij werken toolonafhankelijk waardoor we samen met jou kunnen kijken naar de tool die de grootste waarde kan leveren aan je bedrijf.

1x per maand data insights, praktijkcases en een kijkje achter de schermen ontvangen?

Meld je aan voor onze maillijst en blijf 'up to data':