Datagedreven te werk in een crisisorganisatie

We stuitten al snel op lastige vragen. Want hoe leg je de connectie tussen meer dan 200 teststraten en ongeveer 50 laboratoria zonder data? Hoe zorg je ervoor dat je genoeg materiaal inkoopt, maar ook niet te veel? Hoe borg je de kwaliteit van alle verschillende test types? In deze klantcase leggen we je uit hoe wij begonnen met het proces voor het bouwen van de dashboards.

Onze aanpak

Normaal gesproken ontwikkelen we een dashboard op basis van de missie, visie en doelen van een organisatie. We zetten een database op, koppelen geautomatiseerde datastromen en visualiseren de data in een dashboard. Bij deze opdracht moesten we het anders aanpakken. Er was namelijk een directe (urgente) behoefte aan informatie terwijl de basis van de organisatie Dienst Testen nog niet stond. Desondanks wilden de teams al wél inzichten hebben om belangrijke beslissingen op te baseren. Om aan deze wens te voldoen, gingen we stapsgewijs aan de slag in 3 fasen:

Fase 1: we creëerden snel inzichten door een bestaand dashboard uit te bouwen met nieuwe gevraagde informatie. Bij aanvang van de opdracht moest de brondata zelfs nog elke ochtend handmatig worden gedownload uit het IT-systeem van de GGD GHOR (de koepelorganisatie van de GGD’en en Geneeskundige Hulpverleningsorganisaties in de Regio), CoronIT. Ook was dit dashboard een verzameling van snel opgezette rapportages zonder een duidelijke koppeling met vastgestelde doelen en Key Performance Indicators (KPI’s).

Fase 2: we ontwikkelden een nieuw dashboard dat aansloot bij de behoeftes van de organisatie. Dit dashboard was nog steeds zonder geautomatiseerde database, want hierop wachten zou resulteren in maanden vertraging. We ontwikkelden dit tweede dashboard via een duidelijk stappenplan:

1. Het verhaal bepalen
   We bepaalden de KPI’s, gekoppeld aan de doelen zoals gesteld door het Ministerie van VWS. Daarnaast is bepaald wie de doelgroep is van het dashboard.
   
2. Wensen van stakeholders ophalen
   We haalden de requirements op. Denk aan de vormgeving van het dashboard, functionaliteiten en de opbouw.
   
3. Schetsen en ontwerpen
   De in stap twee bepaalde requirements zijn meegenomen in sessies met stakeholders waarin een schets is gemaakt voor het functioneel ontwerp alvorens over te gaan tot ontwikkeling.
   
4. Iteratief ontwikkelen
   Na het goedvinden van het functioneel ontwerp gingen we over naar het iteratief ontwikkelen van het dashboard in PowerBI. Vervolgens faseerden we het oude dashboard uit. Het dashboard is vanuit PowerBI gehost in Microsoft Teams en zo beschikbaar gemaakt voor de hele organisatie.

Bovenstaand stappenplan is een cyclus waarbij steeds opnieuw alle stappen worden doorlopen. Het dashboard blijft altijd in ontwikkeling en wordt telkens verbeterd. Dit is erg belangrijk bij Dienst Testen gezien de snelgroeiende en dynamische omgeving.

We zijn nu bezig met fase 3: het doel in deze fase is geautomatiseerde dashboards uit te serveren afgestemd op elk team afzonderlijk. Voorwaarde hiervoor was de automatische koppeling met CoronIT, de belangrijkste databron vanuit de GGD GHOR. Ook zijn de engineers bezig overige bronnen in de Azure database te laden. Denk aan het inkoopsysteem en het financiële systeem om ook voor die teams dashboards te bouwen afgestemd op hun doelen.

Het resultaat

Dienst Testen kan door de dashboards dagelijks sturen op de belangrijkste cijfers. Zij kunnen onder andere afwijkingen monitoren in het testlandschap, inzicht krijgen in de prestatie van bepaalde regio’s of labs, de laboratoriumcapaciteit monitoren en hun inkoopproces en financiële situatie in kaart brengen. En dat alles op een gecentraliseerde plek.

De toekomst

Met het werk wat al verzet is en het werkt dat nog komen gaat, wordt de basis neergezet om in de toekomst compleet datagedreven te functioneren als Dienst. Dienst Testen zal worden afgeschaald als de coronapandemie voorbij is, maar er kan bij een volgende pandemie weer gebruik worden gemaakt van deze basis. De volgende stap is om de complete infrastructuur over te hevelen naar de VWS-omgeving. Zo kan ons werk ook voor andere diensten van het ministerie opgezet worden.

1x per maand data insights, praktijkcases en een kijkje achter de schermen ontvangen?

Meld je aan voor onze maillijst en blijf 'up to data':